Le courriel : quelques conseils

Conseils

Voici quelques conseils pour améliorer la rédaction d’un courriel :

Spécifications

La révision

Même si les courriels sont de courts documents qui sont rédigés rapidement, assurez-vous de bien les réviser. Comment réviser?

• Lisez-les au moins 3 fois avant de les envoyer.
• Utilisez des correcteurs souvent inclus dans les gestionnaires de courriels. Ils sont très utiles et peuvent vous aider à voir des fautes que vous n’auriez peut-être pas vues autrement, comme des inversions, ajouts ou omissions de lettres. Voyez des erreurs que vous pourriez faire avec le mot intéressants : « instéressants », « itnéressants ». Vous pourriez facilement ne pas les repérer. 
• Sachez que la qualité de la langue compte toujours. Vos courriels sont parfois même lus par plusieurs personnes, imprimés et conservés, ne l’oubliez pas!

La présentation

Dans votre courriel, assurez-vous de :

• Choisir avec soin la police de caractères : Times New Roman et Arial sont les polices qui sont lues normalement par tous les systèmes.
• Écrire en noir : La plupart des gestionnaires de courriels enlèvent les couleurs ou les modifient de toute façon.
• Ne pas mettre de fond : Les fonds rendent la lecture plus difficile et peuvent être transformés par certains gestionnaires de courriels.
• Ne pas mettre de soulignement : Le soulignement en mode électronique est pour les hyperliens. Le lecteur ou la lectrice pourrait chercher l’hyperlien, alors qu’il n’y en aurait pas.
• Ne pas écrire en majuscule (nétiquette) : La nétiquette ou l’étiquette sur le Net veut que par convention, l’usage de la majuscule signifie que l’on crie. Alors, c’est à vous de décider si vous voulez crier ou non.

Comparez

Comparez ces deux versions du même courriel.

• Attention à la couleur de la police
• Attention aux majuscules
• Attention au fond d’écran

Comparez ce courriel avec la version améliorée.

Spécifications

Longueur

Vos courriels doivent être courts. Rappelez-vous également que vous devriez avoir un objet par courriel; cela fera sûrement en sorte de raccourcir vos messages.

Fichier joint

Assurez-vous que les noms des fichiers joints que vous avez donnés sont :

1. Relativement courts
2. Précis
3. Faciles à comprendre et à se rappeler
4. Sans accent

Votre réponse à un courriel

Votre réponse à un courriel doit se placer avant le premier courriel.
Pour reprendre le courriel initial, voici quelle pourrait être la réponse.

Comparez

Comparez ces deux versions du même courriel.

• Attention à la réponse au courriel (mettez-le en haut du courriel initial)

Comparez ce courriel avec la version améliorée.

Spécifications

La date

Étant donné que la date se place automatiquement au tout début du courriel, on ne l’indique pas. Toutefois, il nous arrive souvent d’avoir à indiquer la date ou l’heure d’une réunion dans un courriel. Voici comment vous devriez le faire :

Notez qu’en français, il n’y a aucune virgule entre le jour et la date.

Formes fautives	Formes corrigées	Remarques
Jeudi, le 12 mai 08	Le jeudi 12 mai 2008	« Le » se place avant le jour de la semaine et non après; l’année doit avoir 4 chiffres.
Ce jeudi	Jeudi	Par exemple : « Nous nous rencontrerons ce jeudi » devient « Nous nous rencontrerons jeudi. »
À 13h00	À 13 h	Il doit y avoir un espacement avant et après le « h » et on ne doit pas mettre les 00.

Emploi du tu ou du vous

Dans les endroits où le français est en situation minoritaire, l’usage du vous tend à disparaître. Rappelez-vous que si vous ne connaissez pas la personne ou si vous lui adressez la parole avec Madame ou Monsieur, vous devriez utiliser vous.

Comparez

Comparez ce courriel avec la version améliorée.